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OA系统解决方案

  OA系统,即办公自动化系统(Office Assistant简称OA),它是一个集成了企业信息发布、公文与信息管理、公文处理、知识管理、内部通讯、协同办公等办公与管理应用功能一体的协同 办公系统。OA系统解决方案则是一个动态的概念与过程,即实施OA系统的方法与流程,随着计算机技术、网络技术和信息通信技术的发展,OA系统解决方案也 在不断完善。

  OA系统解决方案的需求分析

  企业办公与管理现状:

  随着企业经济的发展,规模不断扩大,企业内部结构越来越复杂,业务流程越来越繁琐,导致日常管理工作越来愈繁杂,传统的人工管理的效率已经赶不上信息更 新的频率,同时由于管理体制缺乏规范性,导致传统管理模式和方法,效率越来越不能满足企业的需要,这主要体现为:业务流程、管理流程不规范,体系制度不健 全,导致管理的混论;信息分散,手工统计、分析效率低,信息处理、汇报不及时,不能够为上层管理与决策提供有效的信息支撑;各部门的信息分散、共享性差, 管理人员无法及时掌握部门或者企业经营状况,无法实现有效的团队协作,协同能力差等等,都成为企业办公与管理中的弊病,影响企业的整体经营效益。

  OA系统解决方案的需求:

  面对上述问题,实施OA系统解决方案能够为企业搭建一个信息共享平台,加速信息的传递、流转,实现信息的共享与交互,通过实施OA系统实现对企业管理结 构的规范、业务管理流程的优化与简化,提升办公与管理的效率,降低成本,实现企业办公管理的无纸化。具体说,企业对于OA系统解决方案的需求可以从以下几 方面来分析:

  1、高效的企业内外信息资源整合管理的需求

  知识经济时代,企业内外部信息资源量越来越大,结构内容也越来越复杂,企 业迫切需要一个实现高效的内外资源整合的信息平台,提升对信息资源的管理。而OA系统正是一个能够对企业生产、市场需求、客户、销售、财务等内外部信息进 行实施统计、管理的信息系统,可以有效消除企业信息孤岛现象。

  2、灵活的业务流程优化整合的需求

  信息科技的发展企业客户对于端对 端的服务需求越来越普遍,员工的工作环境也越来越复杂,业务流程也越来越复杂、并缺乏统一的规范,所以需要一个灵活的业务流程优化整合平台,实现对日常办 公、管理、业务的整合,减少不必要的环节,提升企业对客户需求的响应速度,实现管理流程的优化整合。

  3、高效的协同管理工作平台的需求

  企业对于搞笑的协同办公平台的需求,即是要求通过OA系统解决方案的实施,帮助企业实现对于企业经营管理中业务、生产、管理活动的随时的组织、部门之间地高效、有序可控、全程共享的沟通和事务处理,实现高效的协同办公。

  4、有效的知识资产和企业文化管理需求

  知识资产、企业文化成为无形资产中的重要部分,也是企业实力的重要体现。OA系统能够对企业内外的知识资产进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新,组织构建企业文化环境,提高员工的素质和技能、执行力和企业认同感。

  市场上对OA系统解决方案的各种需求,体现了社会信息化的需求,同时也促进了OA系统不断完善与升级。

  OA系统解决方案整体规划

OA系统解决方案对于系统管理模块的规划、设计、制定可以根据企业的管理需求进行统一定制开发,帮助企业实现全面的自动化办公,通常最基本的 OA系统解决方案设计主要包括以下几部分:组织机构和组织管理构架设计、系统技术构架、办公体系设计、工作流程、OA系统解决方案实施责任人确定、OA系 统功能扩展等。

  1、OA系统中企业结构构架设计

 OA系统解决方案可以根据企业的内部结构,针对企业的组织结构:部门、岗位和人员的设置,以及对各部门、各岗位职能,在OA系统中进行工作管理和权限分配的设置。OA系统的这项功能是方便组织结构人员调动时,管理各个模块和权限,保证数据完整。

  2、OA系统的技术构架的确定

  OA系统的设计开发可以采用群件技术和Web技术相结合,提供B/S和C/S两种应用模式。乾元坤和OA系统解决方案的用户可根据自身需求,选择合适的应用模式,方便分布式办公和移动办公。

  3、OA系统的办公体系设计

 OA系统解决方案可根据具体单位的情况设计工作流程和文件管理体系:

  (1)按需求设定工作流程:如自定义发文处理、收文处理等工作流程,方便各级主管及时掌控所管工作的情况。

  (2)层次化文件管理模式:如文件可按照文件库、文件夹、文件、子文件四个层次组织,也可按照需求设置文件夹级别。

  (3)提供多权限管理文件库功能,如文件库的权限包括管理者、编辑者、作者、读者四类,访问权限也可按照这四级确定。

  (4)OA系统解决方案可实现文件夹格式自定义

  OA系统解决方案根据具体需求,定制文件管理系统,其中文件中可存储文本、OFFICE文档、扫描文件、声音图片等任意文档。

  (5)办公过程中所需的表单的定制设计

  乾元坤和能够为企业提供多样化的规范化的报表、表单样板定制服务,OA系统解决方案中将根据企业业务需求,定义出各种格式的表单,以提供给OA系统各个子系统应用。

  4、工作流程设计

  OA系统解决方案实施后,管理员无需编程即可定义各项工作流程,处理工作事务。

  流程:对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库管理,创建新工作的人员等。

  环节:定义流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等。

  其中,办理方式可选择:编辑式、审批式、分发式;办理人员指:OA系统可选择具体的岗位或人员。设定由上一环节制定,由文档某个域制定,提供办理某项事务的人员,办理权限设置(包括允许编辑文档、提意见、查看汇总意见、跟踪后续办理过程等权限)。

  流向:OA系统可定义各个流程中的应用模式,强化工作流程管理。其中自由流程指:OA系统提供自由流程应用模式,由办理人根据具体情况决定下一流程。

  5、OA系统解决方案实施责任人

  OA系统解决方案将协同办公集中到代办工作和在办工作两个窗口,在此各项工作分类,分出轻重缓急,确定工作事务责任人。

  6、OA系统功能扩展

  OA系统解决方案采用开放式体系,各个功能模块可独立实现,并具有标准接口,方便系统二次开发,客户也可自行二次开发,根据企新需求的提出,实现OA系统的功能模块的扩展。
 

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